Automobilzulieferer REINZ erlebt hohe Datenqualität durch digitale Rechnungsverarbeitung mit AFI Invoice

REINZ hat noch im selben Jahr eine Eingangsrechnungslösung für SAP von der AFI Solutions eingeführt, um die Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungsverarbeitung voranzutreiben. Mit Erfolg, wie Patrick Kreuzer, Leiter Finanzen bei REINZ, erklärt:

„Mit der Einführung einer Lösung zur automatisierten und digitalen Verarbeitung des Rechnungseingangs in SAP haben wir seit 2012 den Prozess der logistischen Rechnungserfassung und Rechnungsprüfung deutlich beschleunigt und gleichzeitig die Transparenz erhöht.“

Innerhalb der Lösung wurden smarte Assistenten programmiert, die den Verarbeitungsprozess begleiten. So poppt bei Unstimmigkeiten ein Warnhinweis auf, wenn es sich beispielsweise um ein Gutschriftverfahren handelt und es daher keiner Rechnung bedarf. Es erscheint sogar ein Hinweis, wenn Gefahr besteht, die Skontonutzung zu verlieren.

Auch die seit 2018 implementierte Workflowprüfung bei Rechnungen ohne Bestellbezug beschleunigte den seit Jahren angewandten manuellen, zeitraubenden Standardprozess erheblich.

Dank einer Freigabematrix ermittelt die Lösung automatisch den nächsten zuständigen Freigeber. So entfällt das langwierige, manuelle Prüfen, ob die Rechnung alle Freigabeunterschriften enthält. Mitarbeiter sehen heute im System-Monitor transparent den Status der Rechnungsfreigabe. Patrick Kreuzer hebt darüber hinaus die Verbesserung des Wareneingangsprozesses hervor:

„Wir haben die Lösung auch in unseren Wareneingangsprozess integriert. So können wir beispielsweise, wenn eine Anlieferung nicht bestätigt wurde, bei Vorliegen der Rechnung direkt über die digitale Lösung einen Workflow zur Mahnung initiieren. Das war ein richtiger Meilenstein für uns, denn die Abteilungen, die früher den Wareneingängen hinterher springen mussten, werden jetzt massiv entlastet. Aufgrund der Assistentenmeldungen prüft das System vieles automatisch: Im Grunde ist die Lösung jetzt der Rechnungsprüfer, der mir zuverlässig sagt: Das ist ein Gutschriftverfahren, der Wareneingang liegt vor oder eben nicht, es bestehen Preis- oder Mengendifferenzen oder ob ggf. auch kein Wareneingang erforderlich ist. Die Gesamtverarbeitung läuft dadurch viel schneller und transparenter, das ist sicher auch ein Grund, warum die Lösung bei den Anwendern sehr gut ankommt.“

Die Lösung wurde in weitere Holdinggesellschaften am Standort Neu- Ulm ausgerollt und dabei stieg das Rechnungsvolumen stetig. Am Ende so weit, dass REINZ die aufwendige Aufbereitung der Rechnungsdaten ausgelagert hat. Seit 2018 setzt das Unternehmen bei der Erfassung und Validierung der Eingangsrechnungen auf Outsourcing durch die AFI Solutions. REINZ erhält seitdem innerhalb von maximal 48 Stunden alle Rechnungen digital und verifiziert ins eigene SAP-Eingangsbuch zur weiteren Freigabe oder Buchung.

Die Vorteile für REINZ durch die Einführung der beiden Lösungen der AFI Solutions:

• Schnelle Prozesse dank elektronischer Freigabeworkflows
• Nachvollziehbarkeit des Bearbeitungsstands in Echtzeit
• Einsparung von manuellem Erfassungsaufwand
• Schnelle Rechnungserfassung und Rechnungsprüfung
• Erhöhte Transparenz des Rechnungsprüfungsprozesses
• Systemseitige Unterstützung bei der formalen Prüfung von Rechnungen/Gutschriften im Hinblick auf §14 UstG